Wdrożenie nowej technologii - Nowoczesna e-Gmina

Akordbud-Consulting zajmuje się tworzeniem innowacyjnych rozwiązań dla samorządów, które bazuje na nowych technologiach informatycznych wspomagających zarządzanie. Wśród Klientów zainteresowanych rozwiązaniem są m.in. jednostki budżetowe.

W chwili obecnej zwykle do Urzędu wpływa rocznie duża liczba pism od obywateli. Średni czas rozpatrywania jednej sprawy wynosi od 14-30 dni. Zwykle funkcjonujący system kancelaryjny nie pozwala na szybki obieg dokumentów i monitoring procesu rozpatrywana spraw. Ponadto istnieje konieczność wykonywania papierowych kopii dokumentów, co w dużej mierze podraża koszty utrzymania. Oprogramowanie ukierunkowane na kompleksową obsługę obywateli umożliwiłoby uproszczenie procedur. Brak zintegrowanego systemu łączącego wszystkie referaty jest to bardzo niekorzystny dla spójnego funkcjonowania placówki. Brak swobodnego przepływu informacji pomiędzy wszystkimi komórkami urzędu, uniemożliwia generowanie raportów i analiz w czasie rzeczywistym. Kompletowanie informacji do stworzenia zestawień pomiędzy referatami jest procesem skomplikowanym, wymagającym dużo wysiłku i czasu pracownika – skierowanego na wykonanie tego konkretnego zadania. Są to procesy bardzo nieekonomiczne, absorbujące i często nie oddające aktualnego stanu zaawansowania rozpatrywanej sprawy.

Przestarzały sprzęt również uniemożliwia wprowadzenie nowoczesnego systemu do elektronicznego obiegu dokumentów - ograniczenia wynikające ze zbyt małej pojemności pamięci operacyjnej oraz powolnej pracy procesorów. Aby umożliwić wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów należy zaopatrzyć jednostkę w sprzęt odpowiedniej jakości. Modyfikacja starego sprzętu jest  zwykle nieopłacalna ze względu na zbyt duże koszty.

Aby zapewnić sprawną obsługę interesantów oraz ograniczyć koszty eksploatacyjne należy użytkowany sprzęt komputerowy dostosować do standardów wymaganych przez nowoczesne aplikacje.

Ważną kwestią jest  odpowiednia rozbudowa portalu internetowego o moduły współpracujące z obiegiem dokumentów oraz umożliwienie dostępu petentom do informacji o pracy urzędu oraz o toku załatwiania ich spraw za pomocą Internetu.

Obecnie urząd nie posiada  żadnych stacji roboczych umożliwiających publiczny dostęp do informacji o urzędzie osobom, które nie mają możliwości połączenia się z siecią Internet za pomocą komputera domowego.

Poprawa standardów struktury teleinformatycznej jest warunkiem koniecznym do wdrożenia w Urzędzie systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Przyniesie to poprawę jakości obsługi Petentów oraz pozwoli na obniżenie kosztów działalności Urzędu.

Korzyści płynące z wdrożenia systemu obiegu dokumentów w Urzędzie Gminy:

- Skrócenie czasu realizacji spraw i rozpatrywania wniosków,

- Stworzenie interesantom warunków do załatwiania spraw przy użyciu Internetu z zastosowaniem rozwiązań bezpiecznego podpisu cyfrowego,

- Kształtowanie społeczeństwa informacyjnego poprzez wyrównywanie szans dostępu do informacji, zapobieganie wykluczeniu cyfrowemu – ze szczególnym uwzględnieniem obszarów wiejskich, ułatwienie kontaktu z Urzędem osobom niepełnosprawnym,

- Poprawa wizerunku Urzędu jako jednostki nowoczesnej, otwartej na kontakt z petentem i działającego według przejrzystych standardów,

- Redukcję kosztów związanych z bieżącą pracą urzędu (koszty materiałów eksploatacyjnych, koszty pracy).

Standardowe rozwiązanie "Nowoczesna e-Gmina" obejmuje:

Licencje na oprogramowanie zintegrowane  - 3 szt SBO

Baza danych - MS SQL -3 użyt

Wdrożenie bezpiecznego obiegu dokumentów

Wdrożenie elektronicznych procedur obsługi petentów

Urządzenie do podpisu elektronicznego

Wdrożenie elektronicznej kontroli dostępu do pomieszczeń

Pakiet biurowy MS Office -2 szt ( na potrzeby PIAP)

Sprzęt- serwer bazy i SBO- 1 szt

Komputer+ monitor- PIAP -2 szt

Czytniki kart dostępu  SAMM- 3 szt

Karty dostępu SAMM- 50 szt

Serwer SAMM- 1 szt

Licencje serwera oprogramowania kontroli dostępu SAMM- 1 szt

Licencje oprogramowania czytników kontroli dostępu SAMM- 3 szt

Oprogramowanie antywirusowe avast.4 - 20  szt licencji

Drukarka laserowa dla PIAP-ów - 1 szt

Koszt standardowego rozwiazania ( sprzęt, licencje i wdrożenie) - ok. 125 000 zł

Do kosztów inwestycji należy doliczyć stosowny podatek VAT